2.2.2008 tarihinde yürürlüğe giren Beşeri Tıbbi Ürünler Ambalaj ve Etiketleme Yönetmeliği değişikliğine ve yayımlanmış olan ilgili kılavuzlara göre, Hastanelerin İlaç Takip Sistemi'ne uyumu için aşağıdaki bilgilere göre çalışmaları gerekmektedir:

1. Karekod okuyabilen Barkod okuyucu(lar) edinmek,

2. Halen var olan yazılımlarının eczane bölümünde karekod uyumunu sağlamak. Hastanenin bir yazılımı yoksa, bir yazılım (HBYS) edinmesi tavsiye edilir. İlaçlarla ilgili İTS sistemine bildirim yapmak için bir yazılım olması gerekli görülmektedir. Hastane yazılımlarında İTS uyumu için "Tam uyum" istenmelidir. İleride çıkabilecek değişikliklerin de yapılmasına göre bir alım usulü takip edilmelidir.

3. Hastane eczaneleri de kullanıcı ve şifre alması için il Sağlık Müdürlükleri Eczacılık Şubelerine bilgilerini güncellemeleri yapmaları gerekmektedir. Özellikle kurumsal bir e-mail adresi sistemde bulunmalıdır.

Eczanelere ve hastanelere karekodlu ürünlerin Temmuz 2009 tarihinden itibaren ulaşması beklenmektedir. Karekodlu ürünlerin yukarıdaki değişiklikler yapıldığı halde satılabileceğini, aksi halde sıkıntı yaşanabileceğini düşünmekteyiz.

Özel hastanelerde normal alım prosedürü uygulanabilir, ancak yine de satıcı satış bildiriminde bulunur. Satıcının satış bildirimi yapmadığı durumlarda hastane eczanelerdeki gibi, sisteme "alım onay bildirimi" yapar.

Hastane eczanesinde tüketilen ürünler, İTS'ye Deaktivasyon (sarf) Bildirimi şeklinde bildirilir.

Ürünlerin fazlaca iade edilebilediği yerlerde sarf bildirimi, ayniyattan eczaneye çıkışta değil, ürün bittiği zaman yapılmalıdır. Ancak hızlı bir tüketimin olduğu ve iadelerin daha az kaldığı durumlarda ayniyattan eczanenin malı aldığı zaman sarf bildirimi yapılabilir.

Eğer ürünler bir sebepten iade edilmişse, iade edilen ürünler hastane tarafından sisteme "Alım İadesi" olarak bildirilir.

İmha edilen ürünler, yine sisteme deaktivasyon olarak bildirilir.

İlaç Takip Sistemi'ne yazılımların erişmesini sağlamak üzere her hastane eczanesine bir kullanıcı adı ve bir GLN numarası sistemce tahsis edilecektir.

Hastanelerin tanımlanması için GLN(Global Location Number) kullanılacaktır. GLN kamu ve kamuya ait üniversite hastaneleri için sistem tarafından sağlanacak, bunun dışında kalan tüm hastaneler (özel, vakıf vb.hastaneleri) GS1 Türkiye'ye üye olarak bir GLN numarası temin edeceklerdir. GS1 Türkiye web sitesi: http://gs1.tobb.org.tr/

Hastanelerin İlaç Alım İhaleleri için Önemli Noktalar;

1. Hastane ürünlerine "İhale ürünüdür, satılamaz" ibareleri üreticiler tarafından artık konulmayacaktır. Karekodlu ürünler için bu bilgi ürünlerde aranmamalıdır.

2. Hastanelere teslim edilen ürünler İTS'ye satıcı tarafından bildirilecektir. Hastane eczanesi teslimatı sisteme yapılan bildirim üzerinden yapacaktır. Bildirime ait bilgiler ilgili evrakta bulunmalıdır. Bu bakımdan, kamu hastanelerinin alımları için açtıkları ihalelerde satıcının satış bildirimlerini yapması, teslimat için bir şart olarak yazılmalıdır.

3. Satın alınan kupürlü ürünlerin, kupürlü ürünlerin satışına izin verilen süre sonunda satıcı firma tarafından geri alınarak karekodlu olanları ile değiştirilmesi taahhüdü şartname veya sözleşmelere yansıtılmalıdır.